GDPR mail instellen
Ik neem je stap voor stap mee hoe je de GDPR instellingen activeert in je ‘List Form settings’, hoe ze instelt in de ‘Form Builder’ en hoe je een campagne aanmaakt om toestemming aan je abonnees te vragen.
- Ga naar ‘Lists’ en klik op de lijstnaam. Klik op ‘Settings’ en ga naar ‘List name and campaign defaults’.
- Klik op het vinkje ‘Enable GPDR fields’. Onderaan klik je op ‘Save list and campaign defaults’.
- Ga naar ‘Signup forms’ en naar de ‘Form Builder’.
- Dan zie je dat er een blok is toegevoegd aan je ‘Signup Form’: de ‘Marketingtoestemmingen’.
- Dit blok kun je aanpassen door erop te klikken, rechts kun je dan de tekst aanpassen naar jouw wensen.
Dan heb je je Marketingtoestemmingen aangepast. Die toestemmingen kun je versturen door een campagne aan te maken samen met het ‘Update profile form’. Dit formulier kun je ook bekijken in je Form builder door bij ‘Forms and response emails’ te klikken op ‘Update profile form’. Daar zie je ook de Marketingtoestemmingen weer staan en kun je nog een extra toelichtende tekst toevoegen. Meld daarin welke gegevens je nu bewaard hebt, waarom je toestemming vraagt en dat je toestemming vraagt om gegevens te bewaren.
De volgende stap is het versturen van een campagne.
- Maak een campagne zoals je gewend bent.
- Maak een button aan en geef die bijvoorbeeld de naam: ‘Blijf abonnee en bevestig je voorkeuren’.
- Deze button moet je koppelen aan het ‘Signup Form’, dat doe je door in de content van de button het ‘Web address’ aan te passen met de ‘merge tag’. De merge tag kun je overtypen, maar je kunt ook in een tekstblok even een merge tag aanmaken via de ‘Merge Tags-button’ en deze kopiëren naar het blok van het ‘Web address’.
- Vervolgens verstuur je de campagne zoals gebruikelijk.
Niet iedereen zal jouw mail lezen en nog minder mensen zullen de moeite nemen om te reageren. Het versturen van een reminder is dus handig.
Het versturen van een reminder
Na bijvoorbeeld twee weken kun je de mail nogmaals versturen naar de mensen die nog geen voorkeur hebben opgegeven. Dit doe je als volgt:
- Ga naar ‘Lists’ en klik op de lijstnaam. Klik op ‘Create a segment’.
- Bij conditions kies je voor de optie ‘Marketingtoestemmingen’, op ‘is not’ en vervolgens kies je de soorten nieuwsbrieven die jij hebt aangemaakt onder de ‘Marketingtoestemmingen’.
- Je kunt onder ‘Preview segment’ controleren of jouw instellingen kloppen door even op een aantal personen te klikken en te zien of ze onder de GPDR inderdaad geen voorkeuren hebben aangegeven.
- Klik op ‘Save segment’ en geef jouw segment een naam. Zorg dat ‘auto-update’ aanstaat. Sla dit segment op met ‘Save’.
- Maak een nieuwe campagne. Dat kun je bijvoorbeeld doen door jouw vorige campagne te kopiëren door middel van ‘Replicate’ (pijltje naast waar je ‘Edit’ ziet staan).
- In de campagne klik je bij ‘To’ op ‘Edit Recipients’. Daar kun je het segment toevoegen dat je net hebt aangemaakt.
- Pas de inhoud en het onderwerp van de nieuwsbrief aan en verstuur de nieuwsbrief zoals gebruikelijk.
Abonnees verwijderen die geen toestemming hebben gegeven
De abonnees die geen toestemming hebben gegeven, moet je verwijderen. Het verwijderen van de mensen die geen toestemming hebben gegeven, gaat als volgt:
- Maak voor de zekerheid even een back-up van je mailinglijst door in de lijst op ‘Export List’ te kiezen.
- Wacht even af, ververs het scherm en klik op ‘Export As CSV’.
- Gooi het bestand weg als het verwijderen goed is gegaan, anders bewaar je toch nog persoonsgegevens zonder dat je daar toestemming voor hebt.
- Ga terug naar de lijstweergave, klik op ‘Manage contacts’ en dan op ‘View contacts’. Kies jouw selectie onder ‘View Saved Segments’.
- Verwijder deze mensen door ze aan te vinken en op ‘Delete’ te klikken.
Stappenplan toestemming vragen in MailChimp
Geef in jouw eerste mail aan hoe lang je wacht voordat je de persoonsgegevens verwijderd van mensen die geen toestemming hebben gegeven. Een mooie volgorde is het versturen van de eerste toestemmingsmail. Na twee weken verstuur je een herinnering en na vier weken verwijder je alle personen van je mailinglijst die nog geen toestemming hebben gegeven.
Verwerkersovereenkomst MailChimp
Als je gegevens verwerkt via MailChimp moet je met MailChimp een verwerkersovereenkomst afsluiten. Dat kun je hier doen.
Check! Jij hebt je mailinglist in MailChimp weer tiptop! Heb je geen tijd of zin om dit te doen? Dan doe ik het graag voor je. Misschien handig om dan gebruik te maken van mijn kennismakingspakket.
