Ze vervolgt haar vraag: “Ideeën en plannen genoeg, maar ik heb meer structuur en planning nodig. En iemand die mijn mailbox bewaakt en de acties daaruit oppakt. En ik wil mijn communicatie beter op orde hebben, een contentcreatieplan”.
Ik staar een tijdje naar haar wensen. Ik weet wat Active Campaign is, maar heb er nog nooit mee gewerkt. Kan zeker werken met Gmail, maar ben ik slim genoeg? Tja. Ik overweeg mijn mogelijkheden. Ze vraagt om structuur, organisatie en communicatie. Dat kan ik. Maar ben ik de perfecte virtual assistant voor haar? En waarin zit dan die perfectie?
Een voor haar eerlijk antwoord zou zijn: “Wat een leuke opdracht. Helaas, geen verstand van Active Campaign. Verdorie jammer. Succes! Hartelijke groet, de Zaakassistent”.
Maar dat antwoord jeukt. Ik weet namelijk dat er juist meer nodig is dan ‘ergens verstand van hebben’.
De miep die je alles moet uitleggen
Je bent zelfstandig ondernemer. Geen mensen in dienst. Het meeste doe je zelf. En eigenlijk kun je dat ook het best. Jij bent namelijk je onderneming en weet hoe je het wilt hebben. En jij kent jouw business, wat goed werkt en hoe je met jouw klant wilt communiceren. Je hebt het er alleen te druk voor. En eerlijk is eerlijk, niet alles is even leuk. Je weet het, je moet er hulp bij hebben. Maar zin heb je er niet in, zo’n ‘miep’ die het dan eigenlijk nét niet zo doet zoals jij het wilt. Je wilt voorkomen dat je er meer last dan gemak van hebt. Dus formuleer je een scherp eisenpakket en maakt een lijst van eisen en wensen.
Maar hoe toets je die vervolgens? Ervaring met MailChimp, zegt niets over de kwaliteit van die ervaring. En omgaan met een webwinkel in WordPress, is best aan te leren. Moet jouw virtual assistant alles kunnen? Moet zij een tweede jij zijn?
Een miep die jou ontzorgt
Als virtual assistant is het belangrijk om vertrouwen te geven. Zodat je zeker weet: ‘als ik het mijn VA vraag, dan komt het goed en kan ik het loslaten’. Want pas als een VA jou ontzorgt, kun jij je focussen op jouw business.
Dat vertrouwen komt niet vanzelf. Daarvoor moeten we elkaar eerst leren kennen. Kijken of het klikt en of de manier van werken bij elkaar aansluit. Jouw business groeit en verandert. Dus komt er altijd weer iets nieuws waar je op in moet spelen. Ook dan wil je dat jouw VA daarin meegaat. Perfectie vind je niet in een vaststaand eisenpakket. Maar in afstemming, meedenken en flexibiliteit. Ik stuur haar een mail waarin ik dit uitleg.
Enigszins voldaan druk ik op ‘send’. Een dag later krijg ik een reactie: “Dankjewel voor je uitgebreide en eerlijke mail, helder uitgelegd en ik zie ook zeker aanknopingspunten. Maar zoek toch echt iemand met Active Campaign-ervaring…”
Zonde, het leek me een mooie opdracht. Maar ik snap het wel. Voor vertrouwen is tijd nodig. Het blijft in eerste instantie een afweging tussen kennis, ervaring en een ‘goed gevoel’. Ik ga eens kijken naar Active Campaign, misschien kan ik er iets mee.
